「市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事変更契約書（図面も含む）写し及び工事に伴うJR東海との協議経過文書」の開示決定に対する異議申立てについて［諮問第5号］

　工事に伴うＪＲ東海との協議経過文書

ア．「ファクシミリ送付のご案内」と題する送付状と共に送付された文書（本文）

イ．メールによりＪＲ東海宛に送付した文書（メール文書本文、添付の現場写真５葉、「近接工事施工協議」と題する文書案及び第１工区に係る平面図）

ウ．ア・イ以外の協議経過文書

ア．工事費内訳書部分の新旧対照表

イ．変更理由を記した文書

ウ．工事に伴うＪＲ東海との協議経過文書

　a.　「ファクシミリ送付のご案内」と題する送付状と共に送付された文書（本文）

　b.　メールにより送付した文書

　c.　a・b以外の協議経過文書

ア．「『ファクシミリ送付のご案内』と題する送付状と共に送付された文書（本文）」について
　本件審査の結果によれば、本件の市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事を施工するに当たり、当該工事の場所及び施工方法の関係でＪＲ東海との協議を行う必要があったこと、そこで、実施機関側（三島市土木課担当者）がＪＲ東海担当者に対し電話連絡をしたところ、ＪＲ東海担当者からファクシミリにてメールアドレスを送るので、同メールアドレス宛に当該工事に係る資料を添付ファイルで送信してくれるよう要請されたこと、その後、ＪＲ東海担当者から、実施機関側（三島市土木課担当者）宛に、ファクシミリにて2008年5月20日付けの「ファクシミリ送付のご案内」と題する送付状が送付されてきたこと、同送付状の「連絡事項」の欄には、「お世話になります。メールアドレスを送付します。」という文言とともに、ＪＲ東海担当者のメールアドレスが記載されていたこと、他方、同送付状の「送信枚数」の欄には、「送信枚数（送付状を含まない）【枚数】1枚」との記載がされていたこと、同送付状を受け取った実施機関側（三島市土木課担当者）は、同送付状に記されていたＪＲ東海担当者のメールアドレス宛に、本件の市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事に係る資料（現場の写真5葉、「近接工事施工協議」と題する文書案及び第1工区に係る平面図）を添付ファイルとして付けた上で、メールにて送信したこと、その後、同メールを受信し、添付ファイルの内容を確認したＪＲ東海担当者と電話でやり取りをしたところ、ＪＲ東海側としては、線路敷地内で建設機械を使用する内容の本件工事は鉄道運行の安全面から許可できないとの申入れがあり、それ以上の協議に進むことはできなかったこと、そこで、実施機関側としては、ＪＲ東海との協議等を行う必要のない方向において本件工事の変更を行うことを余儀なくされるに至ったこと、以上の事実が認められる。
　上記の「ファクシミリ送付のご案内」と題する送付状がＪＲ東海担当者から実施機関側（三島市土木課担当者）宛に送付された経緯と同送付状の「連絡事項」欄の記載内容及び同送付状の送信がされた前後の事情等の事実関係に照らせば、ＪＲ東海担当者から実施機関側（三島市土木課担当者）宛に送付されたのは、「ファクシミリ送付のご案内」と題する送付状（ファクシミリ文書）の1枚のみであり、同送付状の「送信枚数」の欄の記載は誤記であって、同送付状と共に送付された文書は存在しなかったものと認められる（ちなみに、申立人も、口頭意見陳述の際に、「もしかすると市が主張するようにそれ（送付状）1枚だったかもしれません」と述べている。）。したがって、申立人において不開示情報と主張する上記の「『ファクシミリ送付のご案内』と題する送付状と共に送付された文書（本文）」について、実施機関においてこれを不開示としたのは妥当であると判断する。

イ．メールにより送付した文書
　上記アのとおり、ＪＲ東海担当者からメールアドレスを記した送付状（ファクシミリ文書）を受け取った実施機関側（三島市土木課担当者）は、同送付状に記されていたＪＲ東海担当者のメールアドレス宛に、本件の市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事に係る資料として、現場の写真5葉、「近接工事施工協議」と題する文書案及び第1工区に係る平面図を添付ファイルとして付けた上で、メールにて送信をしたこと、その後、同メールを受信し、添付ファイルの内容を確認したＪＲ東海担当者と電話でやり取りをしたところ、ＪＲ東海側としては、線路敷地内で建設機械を使用する内容の本件工事は鉄道運行の安全面から許可できないとの申入れがあり、それ以上の協議に進むことはできなかったこと、そこで、実施機関側としては、ＪＲ東海との協議等を行う必要のない方向において本件工事の変更を行うことを余儀なくされるに至ったこと、以上の事実が認められる。
　上記の事実関係に照らせば、実施機関側がＪＲ東海宛に送付したメール文書として、当該メール文書本文とその添付ファイルとしての現場の写真５葉、「近接工事施工協議」と題する文書案及び第1工区に係る平面図が存在することが明らかである。そして、上記のメール文書の送付は、上記アで認定したところの、実施機関側がＪＲ東海と本件の市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事につき協議に入るための事前準備として行われたものであるから、これらのメール文書は、申立人がその開示を求めている「工事に伴うＪＲ東海との協議経過文書」に当たるものとみるのが相当である。
　この点について、実施機関側は、上記のメール文書はＪＲ東海との協議に入る前の事前連絡段階における資料にすぎないから、「ＪＲ東海との協議経過文書」には当たらない旨主張している。しかしながら、ここでいう「工事に伴うＪＲ東海との協議経過文書」を、本件審査の結果から窺われる申立人の本件開示請求の目的・趣旨に即して理解するならば、それは、本件の市道大宮町3丁目2号線外側溝改良工事についてのＪＲ東海との間での事前連絡から協議までの一連の過程においてやり取りされた文書の全部を指すものとみるのが相当であり、そうであればこそ、実施機関側も、ＪＲ東海からメールアドレスを知らせてきただけの送付状（ファクシミリ文書。これも事前連絡のための文書のはずである。）をこれに当たる文書として開示していることの説明が付くものといわなければならない。
　したがって、上記のメール文書については、これを開示するべきものと判断する（これを不開示とする格別の理由は認められない。）。

ウ．ア・イ以外の協議経過文書
　本件審査の結果によれば、上記イのメール文書以外に実施機関側がＪＲ東海とやり取りした文書があるとは認められない。上記アで認定したように、ＪＲ東海との協議に入る前の事前連絡として、実施機関側においてＪＲ東海宛にメール文書を送付したところ、その後の電話でのやり取りにおいて、ＪＲ東海側としては、線路敷地内で建設機械を使用する内容の本件工事は鉄道運行の安全面から許可できないとの申入れがあり、それ以上の協議に進むことはできなかったというのであり、このような事情からしても、上記イのメール文書以外に実施機関側がＪＲ東海とやり取りした文書は存在しないことが窺われるところである。したがって、申立人において不開示情報と主張する上記の文書について、実施機関がこれを不開示としたのは妥当であると判断する。